Home / Workflow / Altijd een lege mailbox in 3 “eenvoudige” stappen!
Altijd een lege mailbox in 3 “eenvoudige” stappen!

Altijd een lege mailbox in 3 “eenvoudige” stappen!

Volgens mij ken jij ook wel het gevoel van een te volle mailbox. Niet relaxt. Toch heb ik zelf tegenwoordig elke dag een lege inbox! Hoe? Door wat kleine aanpassingen die ik heb samengevat in 3 stappen. Ze werken echt!

1: Stap over op één Gmailacccount

“Eenvoudige” stond in de titel tussen aanhalingstekens, want voor sommige mensen is dit de moeilijkste stap. Maar serieus, als jij perse hotmail of je locale outlook wilt blijven gebruiken, dan is deze handleiding niet voor jou. Wat je wilt is dat je hele mailverkeer binnenkomt op één plek en dat deze plek altijd te bereiken is, zowel thuis als op je werk. Gmail is daar hét medium voor.

Installeer Gmail op al je devices en zorg dat al je e-mailadressen hier binnenkomen. Eén plek is namelijk veel makkelijker schoon te houden dan twee of meer. Wil je onderscheid tussen mailadressen? Maak dan een filter aan zodat je mail van je werk bijvoorbeeld automatisch het filter “werk” krijgt. Stop geen mail in mapjes! In een map, uit het hart (ok, dat rijmt niet, maar je begrijpt de strekking). In je inbox = ik moet er wat mee doen, uit je inbox = klaar en afgehandeld.

2: Zorg voor 4 typen data-opslag

Hét grote probleem is dat mensen, ook jij, de mailbox bewust of onbewust gebruiken voor veel meer dan mailverkeer. Stiekem is het ook een adresboek, een takenlijst en een bestandsopslag geworden. Laat jij ook dat ene mailtje in je mailbox staan omdat er een taak aan verbonden is die je nog moet uitvoeren? Of omdat je nu niet toekomt aan een antwoord? Dat moet anders.

Zorg voor de tools voor de volgende vier typen data-opslag (anders dan je mailbox!) die voor jou het beste werken en zorg dat je deze vier altijd bij de hand hebt als je jouw e-mail gaat beantwoorden:

1) Afspraken. Koop een papieren agenda (mijn persoonlijke favoriet), gebruik je mobiel of een agenda in de cloud, maar zorg voor een medium waar je afspraken in kunt noteren.
2) Contactgegevens. Ook hier weer eindeloze mogelijkheden. Zelf houd ik een excellijstje in Googlle Drive bij, maar je kunt ook een adressenboekje kopen of een app gebruiken.
3) Taken. Een goede to-do-list is extreem belangrijk, aangezien de meeste mails hier een beroep op doen. Gebruik een kladblok, één van de geweldige apps die er beschikbaar zijn (bijvoorbeeld Wunderlist of Asana) of een excellijstje in de cloud.
4) Bestandsopslag. Bestanden zoals toegezonden foto’s en office-documenten horen niet in je mailbox, maar op je laptop of in de cloud.

Geef op elke mail heel kort antwoord, gebruik je data-opslag en archiveer!

Het doel is om ELKE keer ALLE mail te archiveren (de meest geweldige optie in gmail) zodat je mailbox ALTIJD na afloop leeg is! Hiervoor is het belangrijk dat ELKE keer dat je e-mail beantwoord, je de 4 typen data-opslag binnen handbereik hebt. Ga dus nooit meer even op de wc of in je bed je mail checken, want daar heb je – tenzij je alles via je mobiel in apps en de cloud verwerkt – niet de tools bij handen!

Wat je doet bij een nieuwe e-mail is het volgende: Open de mail (of klik de letter o – sneltoetsen zijn nog een heerlijk voordeel van Gmail), stop afspraken in je agenda, taken in je takenlijst, documenten in je opslag, contactgegevens in je contactenlijst, geef kort antwoord (max 5 min! Gebruik desnoods een timer!) en archiveer de e-mail (letter y). Doe dit net zo lang tot alle mail is gearchiveerd en klaar!

Heeft een e-mail meer tijd nodig? Plaats dan simpelweg een taak op je to-do-list [e-mail van mark beantwoorden], geef een antwoord dat je er deze week op terug komt en move on! E-mails kun je later altijd weer teruggvinden met de superieure zoekbalk van Gmail, dus wees niet bang om gewoon op die archiefknop te klikken!

De eerste keer dat je deze methode toepast heb je misschien 10.000 e-mails te archiveren, maar laat dat je niet weerhouden. Het gevoel van een lege inbox, daar kan weinig tegenop!

Extra tip:

Soms heb je echt even geen zin om bepaalde mailtjes te beantwoorden en een taak op je takenlijst voelt soms wat overdreven. In dat geval kun je de app “Inbox” gebruiken. Door de mail naar links te swipen verplaats je hem gewoon even naar morgen, het weekend of volgende week maandag, zodat je mailbox evengoed leeg raakt! Want dat is je doel: een lege mailbox. Helemaal leeg. Heerlijk.

Over David

Echtgenoot en vader, katholiek, Haarlemmer en woongroeplid, bioloog en archeoloog, docent, zzp-er en webdeveloper. Ik hou van inspirerende ideeën, filosoferen, lifehack-boeken, avontuur, plofbanken, goeie series, spelletjes en speciaalbiertjes. Met deze website wil ik dagelijks mijzelf en anderen inspireren en vermaken. Hulp nodig met een website? Stuur me een mailtje!

Laat een reactie achter

Je e-mailadres wordt niet getoond.Vereiste velden zijn aangegeven *

*

Scroll omhoog